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L’organisation du travail : identifier, répartir et planifier les tâches

  1. L’identification des tâches par une représentation visuelle de la pensée : la marguerite
  2. La priorisation des tâches : l’ordonnancement des tâches dans le temps
  3. La planification des tâches : combinaison gagnante du travail d’équipe
  4. La répartition des tâches : le b-a ba de qui fait quoi

 

Pour organiser un travail il faut au préalable identifier l’ensemble des tâches qui lui sont liées, les planifier et attribuer les responsabilités nécessaires à leur réalisation. Si on ignore qui fait quoi et pour quelle date, il y a peu de chance que quelque chose se fasse !
Une bonne organisation – individuelle et en équipe – permet au projet d’avancer. Il s’agit d’un facteur de motivation important. Si l’organisation du travail relève des responsabilités du chef de projet, les modalités d’organisation seront négociées et décidées avec les partenaires. L’idée est d’atteindre – de la manière la plus efficace et confortable possible - le but que vos vous êtes fixé. Les outils opérationnels proposés ci-après, déclinés pour l’exemple à partir du Temps 1, vous aideront à garder la maîtrise de l’organisation et planification.



Faites en sorte que les premières mesures prises par votre groupe soient concrètes même si elles semblent secondaires. Cela vous permettra de faire des progrès en passant des idées à l’action, tout en consolidant vos appuis.


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1. L’identification des tâches par une représentation visuelle de la pensée : la marguerite

La « marguerite » permet de représenter des idées, des tâches, des problèmes à résoudre. Il s’agit d’une mise en structure de mots-clés correspondant aux éléments en rapport avec l’idée. Ces mots-clés ont eux-mêmes articulés avec d’autres dont ils dépendent. Cette représentation de la réalité permet une vue d’ensemble des éléments qui interviennent dans la situation. La marguerite peut être utilisée en travail individuel ou de groupe.

Comment faire ?

1. Le thème de la réflexion est inscrit dans le cœur de la « fleur »

2. A partir du centre, on trace les pétales principaux qui divisent le thème en plusieurs domaines.

3. Des pétales secondaires peuvent s’accrocher aux pétales principaux, aussi loin qu’on le désire, en fonction de la situation examinée.

La marguerite permet d’aller de l’abstrait vers le concret, du général vers le spécifique.

2. La priorisation des tâches : l’ordonnancement des tâches dans le temps

Prioriser les tâches signifie organiser dans le temps les différentes tâches liées au projet selon deux variables :
- le degré d’urgence (pour quand la tâche doit-elle être réalisée ?)
- l’importance (que se passera-t-il si cette tâche n’est pas menée à bien ?)

Une tâche prioritaire est donc une tâche urgente et importante.

Comment faire ?

1. Dressez – dans n’importe quel ordre - la liste des tâches à effectuer. Numérotez-les ensuite dans n’importe quel ordre (de 1 à 6 dans notre exemple).

2. Déterminez les degrés d’urgence et d’importance des tâches en leur attribuant une cote de 1 (le moins) à 6 (le plus). Chaque cote n’est utilisée qu’une seule fois.

3. Multipliez les deux données.

4. Ordonnez les produits obtenus du plus prioritaire au moins prioritaire.


Ordonnance des tâches dans le temps

TâchesImportanceUrgenceXPriorités
Me documenter sur le thème 2 4 8 3
Contacter un expert sur le thème 1 3 3 6
Rencontrer le public bénéficiaire 3 2 6 4
Clarifier les attentes du commanditaire 6 6 36 1
Rechercher des fonds 5 1 5 5
Consulter les CPLS pour une aide méthodologique 4 5 20 2

3. La planification des tâches : combinaison gagnante du travail d’équipe

Pour faciliter la visualisation des différentes tâches dans le temps, vous pouvez les ordonner sur une ligne du temps que vous afficherez au-dessus de votre bureau.

Sept Oct Nov Déc Janv
Rencontre Commanditaire
Rencontre CPLS
Budgétisation
Documentation
Rencontre public
Rencontre expert

4. La répartition des tâches : le b-a ba de qui fait quoi

Un tableau synthétique de répartition des tâches fournit au chef de projet un excellent outil de pilotage. Il formalise les missions attendues des différents acteurs, les moyens à mettre en œuvre pour les réaliser. Il permet de suivre l’évolution du projet en fonction des résultats obtenus.

Qui (acteur)Fait quoi (mission, tâche)Avec qui (experts, partenaires)Pour quand (planning)Comment ? (procédures, méthodes, moyens techniques et humains nécessaires)Suivi
Moi * Rencontre CPLS Stagiaire Infirmière 15/10 Présentation

Avant-projet

Demande de partenariat méthodologique
Moi * Rencontre commanditaire 30/10 Définition mission, enjeux, attentes, moyens
Moi * Documentation 31/12 Achat livres, formation, colloque, étude
Moi * Budgétisation 30/11
Moi * Rencontre public 15/12
Moi * Rencontre expert du thème 15/11

Remarque : plus les tâches identifiées seront concrètes, plus il sera facile de les répartir et de les organiser dans le temps et entre les intervenants.

* En ce temps 1, le promoteur n’a pas encore de véritables partenaires avec lesquels travailler.

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Adaptation du guide « Comment créer un outil pédagogique en santé : guide méthodologique »
. Auteurs : Catherine Spièce et Maïté Frérotte, du Service Promotion de la Santé de l'UNMS ; Chantal Vandoorne et Sophie Grignard, de l'APES-ULg (Bruxelles, 2004).